Une renaissance de CiviCRM

Le ministère de restauration des fondations (RTF) est une approche intégrée de la guérison biblique, avec plus de 200 équipes à travers le monde qui dispensent une formation et un ministère personnel aux églises et aux personnes en quête d'aide. La mission de l'organisation est d'offrir « l'espoir de guérison, la libération des luttes les plus profondes de la vie et un nouveau but dans la vie ». Le passage à CiviCRM a permis à RTF de passer de l'utilisation de feuilles de calcul, de plusieurs programmes de publipostage et d'autres processus fragmentés à l'intégration de tout cela dans le même programme centralisé qui a également été intégré à son site Web. CiviCRM a joué un rôle déterminant dans l'amélioration de leur efficacité dans l'exécution des tâches quotidiennes qui sont cruciales pour faire avancer la mission de leur organisation. Cividesk s'est récemment entretenu avec Jaque, Office Manager, pour en savoir plus sur leurs expériences de transition vers et d'utilisation de CiviCRM. 

Comment gériez-vous vos données avant CiviCRM ?
Le personnel de RTF a utilisé des feuilles de calcul Excel pour suivre leurs adhésions et leurs événements, MailChimp et Vertical Response pour leurs campagnes d'e-mailing. Pourtant, il était difficile de suivre les données sur les membres sur des feuilles de calcul. Lorsque des données étaient nécessaires pour rendre compte des renouvellements et des données financières actuelles des membres, elles devaient être rassemblées manuellement en effectuant une recherche dans des feuilles de calcul. Cela devait être consolidé en un seul processus centralisé. 

Pourriez-vous décrire un défi auquel vous avez été confronté et que CiviCRM a aidé à résoudre ?
L’un des défis auxquels nous sommes toujours confrontés est la résistance de nos collègues qui préfèrent continuer à utiliser l’ancien système de feuilles de calcul Excel. Apporter une nouvelle base de données à l’organisation a été un véritable combat. Malgré ce défi, disposer des données dans un endroit centralisé constitue un énorme avantage que tout le monde apprécie, surtout maintenant que l'organisation a récemment mis en œuvre un nouveau site Web WordPress intégré à CiviCRM.

Pourquoi avoir choisi CiviCRM et le prestataire Cividesk ?
CiviCRM a été fortement recommandé à RTF et pourrait en outre être intégré à leur site Web WordPress. La possibilité de disposer d’une assistance experte disponible pour répondre à toutes les questions, défis et personnalisations dans le cadre d’un budget raisonnable était également importante.

Quelles sont certaines des principales fonctionnalités que vous utilisez dans CiviCRM ?
Grâce à la gestion des adhésions dans CiviCRM, les visiteurs du site Web peuvent s'inscrire en tant que nouveaux membres et les membres existants peuvent renouveler leur adhésion après avoir reçu des rappels de renouvellement envoyés automatiquement par le CRM.

Après avoir reçu une formation de Cividesk sur Mosaico nous n'utilisons plus MailChimp pour leur communication emailing et gérons désormais toutes leurs campagnes emailing avec CiviCRM. Avec l'utilisation de l'extension Mosaico, ils peuvent envoyer des newsletters très agréables, professionnelles et réactives à leurs membres.

Une amélioration substantielle constatée par Jaque est la facilité de segmenter les contacts pour atteindre différents groupes. Par exemple, RTF travaille avec de nombreux formateurs et Jaque a récemment créé un formulaire en ligne pour recueillir des informations auprès des formateurs afin d'évaluer leur intérêt à continuer de travailler dans le programme de formation. Elle envoie au groupe un lien vers le formulaire en ligne posant des questions sur leur niveau d'intérêt. Jaque a expliqué en quoi il s'agit d'une grande amélioration par rapport à l'ancien système, car il permet d'envoyer des e-mails aux formateurs individuellement, puis de rechercher leurs réponses.

Une autre fonctionnalité clé est la possibilité de générer des rapports sur les membres et les sympathisants, y compris des rapports financiers. Avant CiviCRM, trouver ces informations prenait beaucoup de temps, mais il est désormais facile de les localiser grâce à une recherche ou à l'aide de l'un des modèles de rapport. Ces rapports peuvent être envoyés automatiquement par courrier électronique aux membres du personnel qui ont besoin de ces informations. Au lieu de créer un e-mail, elle peut créer un rapport et l'envoyer par e-mail aux membres du personnel qui ont besoin de ces informations. Jaque a ajouté : « Je n'ai pas besoin de passer du temps à chercher dans d'anciens courriels pour trouver l'information dont j'ai besoin, puisque « c'est juste là ».