CiviCRM au Musée

Le Musée d'Art et d'Histoire du Judaïsme (mahJ) est le plus grand musée français d'art et d'histoire juive. Située dans le quartier du Marais à Paris, en France, la collection permanente du musée présente 700 œuvres d'art et objets sur les 12 000 objets de sa collection, qui représentent l'histoire des communautés juives d'Europe et de Méditerranée du Moyen Âge à nos jours. Le musée accueille de nombreuses manifestations culturelles, propose des services éducatifs aux enfants et aux familles, propose aux visiteurs une vaste médiathèque et une librairie de plus de 5 000 titres.

Cividesk s'est récemment entretenu avec le responsable informatique du musée, Sébastien Pauly, et l'attachée aux communications, Louise Tellier, pour en savoir plus sur les défis auxquels ils ont été confrontés avant de passer à CiviCRM, les raisons pour lesquelles ils avaient besoin de faire un changement, leurs expériences de transition vers CiviCRM et les avantages de l'utilisation de ce cloud. base de données basée.

Avant CiviCRM :
Le musée a stocké ses contacts dans une base de données FileMaker, mais a été confronté à plusieurs limitations majeures de la base de données, notamment l'impossibilité pour tous les membres du personnel d'utiliser le programme en même temps. Deuxièmement, ils utilisaient plusieurs copies de FileMaker et aucune possibilité de synchroniser les différentes versions. Il y avait également de nombreuses incohérences au sein des installations concernant la normalisation, notamment les majuscules et les accents des noms propres. Leur besoin de mieux gérer les dons, les adhésions et la billetterie des visiteurs du musée (tout cela n'est pas possible dans FileMaker) était une raison supplémentaire pour identifier une solution qui leur permettrait de gérer plus efficacement les opérations quotidiennes du musée.
Dans le même temps, ils avaient également besoin d'un tout nouveau site Web et ont décidé d'utiliser le CMS open source Drupal comme technologie pour le développement du site. L'agence Drupal chargée de développer le nouveau site a suggéré d'utiliser CiviCRM comme base de données, car elle est également open source et s'intègre très bien à Drupal. Ils ont recommandé de travailler avec Cividesk en raison de leur expertise en CiviCRM et de leur personnel francophone. Le musée a décidé
CiviCRM était un bon choix car il est basé sur le Web et peut donc être consulté par tout le personnel, gérer les dons et les adhésions et être intégré à leur système de billetterie. Ils ont également décidé de travailler avec Cividesk non seulement pour la configuration et la mise en œuvre de CiviCRM, mais également pour leurs services d'assistance mensuels tels que l'assistance continue, le mentorat et la formation.

Mise en œuvre et formation :
La tâche la plus difficile pour le musée au cours du processus de mise en œuvre a été de fournir un fichier de données propre à importer, car il disposait de plusieurs installations FileMaker qui devaient être combinées. Une fois la base de données opérationnelle, Cividesk a assuré une formation sur site en français par un « membre du personnel compétent », essentielle pour un bon démarrage du système. Néanmoins, ils ont encore eu besoin de plusieurs séances plus tard sur certains sujets pour mieux comprendre des fonctionnalités telles que la gestion des adhésions, l'exportation de données et la création de rapports.

Usage quotidien:
Le musée se concentre actuellement sur la gestion des adhésions dans CiviCRM, à la fois en enregistrant les nouvelles adhésions et en envoyant des avis de renouvellement aux membres expirés. La fonctionnalité de rappels de calendrier de CiviCRM facilite l'envoi d'e-mails automatisés aux membres lorsque leur adhésion est sur le point d'expirer, ce qui est particulièrement utile pour les adhésions glissantes qui expirent à différents moments de l'année. Le fait que tous les dons soient enregistrés au même endroit dans la fiche de contact constitue un autre avantage considérable pour le musée. « Nous avons un développement personnalisé dans CiviCRM où il y a une séparation automatique du paiement entre la cotisation et le don. Nous proposons une catégorie d'adhésion où vous pouvez devenir membre et faire en même temps un don déductible d'impôt. Le développement personnalisé divise automatiquement la contribution afin qu'une partie soit enregistrée comme paiement d'adhésion et l'autre comme don. Il s'agit d'un développement récent
que Cividesk a créé pour nous » explique Louise.
Un autre développement personnalisé créé par Cividesk est une option de recherche spéciale où une liste de villes françaises apparaît une fois qu'un code postal est saisi. Les contacts peuvent choisir le nom de leur ville dans cette liste, ce qui augmente l'efficacité lors du remplissage d'un formulaire en ligne et a permis d'améliorer la normalisation des noms de villes dans la base de données. Ceci est particulièrement utile en français où il y a différents accents et différentes majuscules dans les noms propres.
Le personnel utilise également CiviMail pour envoyer des e-mails en masse aux contacts, effectuer des recherches et exporter des données, autant de fonctionnalités CiviCRM qui facilitent leurs opérations quotidiennes.
Cividesk fournit un support technique et un mentorat dans le cadre de l'abonnement mensuel et Sébastien a été très satisfait des réponses aux questions.
« Lorsque j'envoie un e-mail au support, j'obtiens généralement une réponse rapide, malgré le décalage horaire, car Cividesk dispose d'un personnel d'assistance travaillant dans différents fuseaux horaires, ce qui augmente sa disponibilité pour les clients du monde entier », a ajouté Sébastien.

Conseils pour les autres organisations envisageant CiviCRM :
Sébastien recommande de prendre suffisamment de temps pour préparer les fichiers à importer et de parcourir les données existantes pour nettoyer les doublons. Une fois CiviCRM mis en place, « Il est important de mettre en place des procédures avec le personnel pour que tout le monde utilise la base de données de la même manière et saisisse les données dans un format standardisé, sinon cela devient un problème où vous n'avez pas de cohérence avec les majuscules et les accents ».

Projets d'avenir :
Le musée travaille à l'élaboration d'une procédure permettant de garantir le respect de la réglementation européenne sur la protection des données (RGPD). Pour le moment, ils se concentrent sur l’utilisation quotidienne de CiviCRM pour les aider à accomplir plus efficacement les opérations globales du musée. « Le soutien continu de Cividesk avec sa réponse rapide aux problèmes ou aux questions qui se posent fait partie intégrante de cette équation. »