Connecter, impliquer et suivre les membres avec CiviCRM

Le Chambre de Commerce Franco-Américaine – New York (FACC-NY) fait partie d'un réseau national de sections FACC qui promeuvent les affaires entre la France et les États-Unis. La FACC-NY est composée de diverses entreprises membres et propose une gamme de programmes offrant des opportunités de croissance aux entreprises et à leurs communautés.

Cividesk s'est récemment entretenu avec Jérémie Sautter, directeur associé des adhésions et Martin Bischoff, directeur général de la Chambre pour en savoir plus sur leurs expériences de transition vers et d'utilisation de CiviCRM.

Comment gériez-vous vos données avant CiviCRM ?
Avant CiviCRM, nous utilisions d'abord une base de données Access, puis nous sommes passés à un autre programme de gestion d'association professionnelle et de chambre de commerce, qui n'était pas un outil très performant. Il y avait peu de possibilités de personnalisation et n'était pas intégré à notre site Web, nous ne pouvions donc ni procéder à l'inscription en ligne ni gérer les perspectives d'adhésion.

Pourquoi avoir choisi CiviCRM et le prestataire Cividesk ?
Nous avons interrogé sept fournisseurs au cours de notre processus d'appel d'offres et avons finalement choisi CiviCRM et Cividesk pour plusieurs raisons. Nous savions que certaines sections de la FACC utilisaient déjà CiviCRM avec le soutien de Cividesk, ainsi que plusieurs autres chambres binationales. Nous avons apprécié que le personnel de Cividesk ait une expérience de travail avec les chambres de commerce franco-américaines et qu'il soit conscient des défis et des opportunités des chambres bilatérales. CiviCRM offre également le plus haut degré de flexibilité pour nos besoins puisqu'il est open source, et comme Cividesk a des développeurs internes, c'est presque comme s'ils étaient un éditeur du logiciel.

Comment la mise en œuvre et la formation ont-elles été assurées par Cividesk ?
Nous avons senti que l'équipe Cividesk était toujours disponible pour expliquer les détails du processus de pré-lancement, et nous avons eu de nombreuses conversations avec l'équipe Cividesk sur ce processus et nos besoins de personnalisation. La formation dispensée en personne par le personnel de Cividesk était détaillée, mais pas trop technique pour que tout le personnel puisse la comprendre. Nous profitons également actuellement des vidéos de didacticiels en ligne et assistons aux cours en ligne proposés chaque semaine par Cividesk.

Pendant que nous implémentions CiviCRM, nous travaillions également avec un autre fournisseur de services pour créer un nouveau site Web Drupal. Bien que le processus se soit avéré assez difficile compte tenu de deux fournisseurs, Cividesk a intégré CiviCRM dans ce nouveau site Web, qui offre aux membres de la FACC la possibilité de se connecter et d'avoir accès à un tableau de bord des membres avec des actions telles que renouveler leur adhésion ou contacter d'autres membres inscrits au même site. événement. Nous avons mis en ligne notre site Web et CiviCRM début 2019. Quatre autres chapitres de la FACC utilisent cette même plateforme, qui permet aux membres d'accéder à un annuaire commun des membres.

Comment fonctionne l'annuaire des membres personnalisé ?
Nous sommes très satisfaits de la mise en place de l'annuaire puisque toutes les fonctions dont nous avions besoin ont été configurées par Cividesk. Nous avions besoin d'outils de recherche offrant de nombreuses options de recherche par mots-clés, et des fonctionnalités plus personnalisées ont été ajoutées afin que tout membre puisse, à tout moment, contacter un membre de l'une des autres sections participantes de la FACC. Nous devions également suivre ces présentations « de membre à membre » afin de pouvoir mesurer l'engagement des membres. Ce suivi a nécessité une autre personnalisation que Cividesk a mise en œuvre pour nous. Désormais, nous pouvons savoir quel membre a contacté un autre membre, quand cela s'est produit et la catégorie de l'introduction. Nos membres ont fourni des commentaires positifs selon lesquels l'image de la Chambre est devenue plus moderne depuis la mise en œuvre du nouveau site Web et de CiviCRM.

Comment le service client est-il fourni par Cividesk ?
Nous sommes satisfaits du temps de réponse pour que le support client Cividesk réponde aux questions ; une réponse est fournie dans un délai d'une heure ou deux et la résolution intervient généralement dans un délai d'environ un jour. Le personnel d'assistance de Cividesk est très compétent d'un point de vue technique et fournit de bonnes explications. Ils sont proactifs – à la fois disponibles et disposés à parler par téléphone si des explications supplémentaires sont nécessaires. C'est agréable d'avoir une relation plus personnelle avec le service client et d'avoir quelqu'un qui soit facilement joignable et compréhensible, un des avantages de travailler avec un plus petit prestataire qu'un grand éditeur de logiciels.

Quelles fonctionnalités CiviCRM utilisez-vous le plus ?
Nous utilisons des groupes intelligents pour segmenter notre base de données et cibler notre communication. Ces groupes sont également utilisés comme listes de diffusion dans CiviMail et nous utilisons largement l'extension Mosaico pour nos campagnes d'e-mailing. Nous utilisons également des rapports sur une base hebdomadaire, et Cividesk a créé un rapport d'adhésion personnalisé pour suivre le nombre de présentations, d'événements, d'offres d'emploi publiées, de conversations par courrier électronique et téléphonique, d'hébergement de stagiaires et d'autres activités d'engagement. Ce rapport offre un aperçu de l'activité de nos membres à un moment donné.

Cividesk a développé un autre rapport qui nous fournit un ensemble d'indicateurs de performance clés associés à nos événements, tels que le nombre d'Américains et de Français participants, les secteurs dans lesquels ils travaillent, ainsi que les conversions, auxquelles les non-membres ayant participé à un événement se joignent ensuite. notre chambre. Cette personnalisation permet de suivre l'efficacité de nos activités de sensibilisation et de nos événements dans le recrutement de nouveaux membres. Cette capacité à mieux cibler notre action auprès de nos membres contribuera à accroître le nombre de membres à la Chambre.

Nous utilisons le module événementiel pour gérer les inscriptions aux événements et communiquer avec les participants avant et après nos événements. Puisque nous organisons plus de 40 événements par an, nous devons nous appuyer sur un système de gestion d’événements robuste. Nous étudions actuellement la possibilité d'utiliser la nouvelle extension CiviMobile afin d'optimiser le processus d'enregistrement lors d'événements en utilisant un code QR.

Si vous aviez des conseils à donner à d’autres organisations qui envisagent CiviCRM, que leur diriez-vous ?
Il existe de nombreuses possibilités de personnalisation avec CiviCRM qui vous permettront de développer votre organisation. Il vous suffit d'explorer ce que CiviCRM peut faire et d'être accompagné dans ce processus par un partenaire CiviCRM fiable et compétent.