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Le Fonds des Femmes de Santa Barbara (WFSB) est un groupe de donateurs collectifs qui permet aux femmes de combiner leurs dons caritatifs en subventions importantes axées sur les besoins critiques des femmes, des enfants et des familles de Santa Barbara. L'association est gérée exclusivement par une équipe de bénévoles.
Cividesk s'est entretenu avec Mary Garton, Susan Robeck et Julie Capritto sur la transition vers CiviCRM et sur la manière dont cette solution a changé la façon dont elles gèrent leur organisation.
Avant d'utiliser CiviCRM, le Fonds pour les femmes disposait d'un système CMS personnalisé et utilisait également des feuilles de calcul Excel pour stocker les données. Mais le système présentait des limites : ils ne pouvaient pas gérer les contributions, les événements ou les adhésions, et ils n'avaient aucun moyen d'accepter les paiements en ligne. L'équipe de bénévoles a décidé qu'il était temps d'apporter un changement à un nouveau système qui pourrait mieux répondre à leurs besoins dans les domaines du suivi des adhésions, des contributions et de la gestion des événements.
Ils ont étudié différents systèmes, mais aucun d’entre eux n’a pu gérer leur structure d’adhésion aux multiples facettes. Cette complexité les a amenés à envisager un système personnalisé combiné à un site WordPress. Cependant, après des discussions avec un fournisseur WordPress, ils ont réalisé qu’ils ne pouvaient pas obtenir les résultats souhaités en suivant cette voie. Après des recherches plus approfondies et des discussions avec des membres de la communauté ayant des besoins similaires, ils ont découvert CiviCRM et ont commencé une comparaison de plusieurs fournisseurs de services, dont Cividesk. En fin de compte, il s'agissait de choisir entre s'inscrire aux services mensuels d'hébergement et de support CiviCRM de Cividesk ou faire appel à une entreprise locale capable de concevoir une base de données personnalisée. Ils ont décidé de faire appel à un fournisseur de services mensuel prenant en charge CiviCRM plutôt que de payer une somme forfaitaire à un consultant pour un système personnalisé.
La mise en œuvre de CiviCRM a été un peu difficile puisque la structure des membres du Fonds pour les femmes est basée sur les montants des dons afin de désigner des privilèges de vote corrects aux membres, que le don soit fait par un individu ou par un groupe. Chaque groupe de membres a un capitaine qui est chargé de contacter les membres de leur groupe pour encourager les dons des membres.
Julie Capritto donne bénévolement de son temps pour gérer les adhésions et les contributions à l'organisation et a travaillé à la préparation de leurs données pour l'importation. Cette préparation comprenait de nombreuses discussions avec l'équipe sur les données vraiment importantes pour l'organisation et la quantité de données héritées à conserver. Son objectif était de conserver des données simples et propres, tout en intégrant les informations clés dont l'organisation avait besoin. Elle a passé du temps à construire un document Excel sur la base des conseils de Cividesk pour s'assurer qu'ils démarreraient du bon pied avec CiviCRM.
De son côté, Cividesk a passé pas mal de temps à discuter de la structure des membres avec le Fonds pour les femmes afin de bien comprendre comment elle pourrait être correctement enregistrée et suivie dans CiviCRM. Étant donné que le Fonds pour les femmes ne suit pas les cotisations des membres, mais plutôt le montant des dons, Cividesk a développé un programme personnalisé pour stocker avec précision les données des membres et enregistrer les contributions correspondantes. Dans le cadre du processus de mise en place, Cividesk a assuré des formations initiales et des séances de mentorat hebdomadaires pendant plusieurs mois pour répondre à toutes vos questions. "C'était fabuleux», a déclaré Marie. "Je ne sais pas ce que nous aurions fait sans cela. C'était au-delà de ce qui était prévu dans le contrat initial.».
Julie décrit CiviCRM comme une énorme amélioration par rapport à leur ancien système. « C'est simplement beaucoup plus rapide et plus facile à utiliser ». Le Fonds pour les femmes compte plus de 650 membres (particuliers, membres de groupes ou les deux) et mène chaque année une campagne de croissance des contributions pour encourager les membres existants à augmenter leurs contributions de renouvellement. Ils peuvent désormais accéder facilement aux données sur le nombre de membres ayant participé à la campagne et à partir de quels groupes grâce à CiviCRM.
Accepter les paiements par carte de crédit en ligne constitue un autre avantage considérable pour l’organisation. Depuis l'intégration d'un processeur de paiement avec CiviCRM, ils ont constaté une augmentation significative du nombre de paiements par carte de crédit par rapport aux chèques et aux TEF. "Beaucoup de gens préfèrent payer en ligne avec une carte de crédit», a expliqué Julie «et nous voulions améliorer l'expérience d'inscription des membres». Le Fonds pour les femmes se prépare à envoyer des rappels de renouvellement d'adhésion via CiviCRM et sait que cela facilitera cette tâche. Ils utilisent également de nombreuses fonctionnalités de reporting existantes et demanderont à Cividesk de développer des rapports personnalisés. Julie a souligné que «l'utilisation de CiviCRM a permis à l'organisation de se concentrer sur son véritable objectif d'attirer de nouveaux membres plutôt que de passer des heures sur des tâches administratives».
Susan et Mary sont responsables des communications et des événements de l'organisation. Ils trouvent l'utilisation de CiviMail facile et pratique et ont envoyé de nombreuses annonces depuis qu'ils ont commencé à l'utiliser en janvier. Ils utilisent régulièrement le module CiviEvent pour créer des pages d'inscription à des événements en ligne. Ils apprécient la possibilité de suivre les participants et de recevoir automatiquement des notes de remerciement aux participants. Ils étaient « ravis » d'utiliser CiviCampaign pour créer des pétitions afin de recueillir les commentaires des capitaines de groupe concernant les récents changements dans la structure des réunions. Ils ont reçu une très bonne réponse à cette pétition en ligne et continueront à utiliser ce module à l'avenir.
Un autre avantage majeur de CiviCRM pour nous, a partagé Susan, est la possibilité d'être n'importe où en tant qu'administrateurs et d'avoir accès à la base de données : « c'est vraiment génial, nous pouvons être au téléphone ensemble, travailler et consulter des données dans CiviCRM ». L'organisation s'est également efforcée de créer de bonnes politiques indiquant qui peut apporter des modifications aux données, car la propreté et l'intégrité des données sont extrêmement importantes pour elle. Les bénévoles du Women's Fund partagent l'objectif commun de maximiser les avantages de CiviCRM et leur vigilance dans l'apprentissage et l'utilisation des différents modules est louable et constitue un excellent témoignage de la façon dont cet outil peut améliorer les fonctions quotidiennes d'une organisation à but non lucratif.
L’utilisation d’un nouveau système présente de nombreux avantages, mais présente également des défis. "Nous sommes encore en train d'apprendre et souhaitons faire davantage avec CiviCRM.», a expliqué Marie. « Il faut du temps pour apprendre à faire les choses et à apprendre une nouvelle terminologie. Le personnel participe régulièrement aux CiviTips, de courtes sessions de formation continue que Cividesk propose à ses clients et qui se concentrent sur un sujet CiviCRM différent. À l’heure actuelle, certaines tâches semblent prendre beaucoup de temps, mais nous savons que cela ira de plus en plus vite au fur et à mesure. Cela dit, aucun membre de l’organisation n’a regretté de s’être lancé et de retrousser ses manches pour apprendre CiviCRM. Comme l'a noté Julie, "Quelle que soit la solution, il y a toujours de petites bizarreries, mais nous avons été extrêmement satisfaits des services de CiviCRM et Cividesk..