En plein essor avec CiviCRM

La mission du Premier départ des montagnes Rocheuses du Colorado est d'éduquer et d'inspirer les jeunes sur les plans académique, social et physique à travers le golf. Le First Tee propose des cours de groupe où les étudiants apprennent non seulement le golf, mais aussi les valeurs fondamentales intégrées tout au long du programme, telles que l'honnêteté et la responsabilité. Cividesk s'est récemment entretenu avec Dan Reeves, directeur des opérations pour The First Tee of Colorado Rocky Mountains, au sujet de leur transition vers CiviCRM.

Parlez-nous de « la vie avant CiviCRM »
Nous utilisions plusieurs systèmes différents pour effectuer diverses tâches, les données n'étaient donc pas centralisées. Notre précédent site Web était sous Joomla et nous utilisions une extension du site Web pour l'inscription aux cours, mais nous utilisions également un service basé sur le cloud pour la gestion des donateurs et des feuilles de calcul Excel pour suivre d'autres informations.
Pourquoi CiviCRM et pourquoi Cividesk ?
Nous avons choisi CiviCRM afin de pouvoir mieux suivre nos étudiants, nos parents, nos classes et nos programmes (à partir de trois emplacements First Tee différents) ainsi que tous nos donateurs et efforts de collecte de fonds. J'ai découvert CiviCRM quelques années plus tôt et savais que gérer seul était au-delà de mes capacités, j'ai donc mis ma décision en attente pendant un moment. Notre organisation nationale a choisi d'utiliser SalesForce pour gérer l'inscription aux cours, mais nous avons décidé que CiviCRM était mieux adapté car il est open source, personnalisable et s'intègre à Drupal. Ainsi, lorsque nous avons atteint le point où nous devions remplacer notre système d'inscription aux événements, nous avons commencé à enquêter sur les fournisseurs de services CiviCRM.
Nous avons reçu des propositions de différentes entreprises pour nous aider à mettre en œuvre CiviCRM et avons finalement choisi Cividesk. Nous avons apprécié l'intégration personnalisée et le modèle d'abonnement SaaS proposé par Cividesk et nous souhaitions une relation continue pour bénéficier du support client, de l'hébergement et de la maintenance de la base de données. Le tarif d'abonnement mensuel de Cividesk était comparable à celui des autres et nous souhaitions travailler avec une entreprise locale ici dans le Colorado. Il est important pour nous d'avoir un fournisseur qui peut nous aider à nous développer et à développer notre utilisation de CiviCRM et Cividesk fait exactement cela.

Comment la mise en œuvre et la formation ont-elles été assurées par Cividesk ?
La mise en œuvre a pris plus de temps que prévu car certains développements personnalisés devaient être effectués. La formation était bonne, mais c'était une période compliquée car nous étions en plein déménagement de bureaux. Toutes les fonctionnalités personnalisées n'étaient pas en place au moment de la formation, Cividesk a donc passé plus de temps avec moi dans un format de formation en ligne pour couvrir des fonctionnalités spécifiques concernant la personnalisation. Le service client est excellent – très réactif et serviable.
Pourriez-vous décrire un défi auquel vous avez été confronté et que CiviCRM a aidé à résoudre ?
Nous avions besoin d'un système capable d'enregistrer les inscriptions aux cours de golf, et d'attribuer les cours aux enfants et le paiement aux parents qui les inscrivent. Cividesk a réalisé des développements personnalisés dans CiviCRM et Drupal pour créer un portail d'inscription personnalisé. Lorsqu'un parent inscrit un enfant, des enregistrements de contacts distincts sont créés pour le parent et les enfants. Ces enregistrements de contact sont liés entre eux et les données de paiement et d'inscription pertinentes sont enregistrées avec le contact correspondant. Pour les parents qui ont plusieurs enfants inscrits au programme et souhaitent les inscrire à plusieurs classes, Cividesk a personnalisé les formulaires pour rendre cela possible. Depuis le lancement du nouveau portail, les parents qui consultent le site Web ont déclaré qu'il était beaucoup plus simple que les systèmes d'inscription précédents que nous utilisions. Cela a également bien fonctionné en back-end, permettant à notre personnel de suivre les inscrits et les informations de paiement.
Cividesk a également mis en place la fonctionnalité multi-sites de CiviCRM et de Drupal puisque nous disposons de trois sites distincts représentant The First Tee of the Front Range, The First Tee of Denver et The First Tee of the Colorado Rocky Mountains. Nous avons une instance unique de CiviCRM accessible depuis les trois sites Web Drupal différents, tous les contacts sont visibles globalement par le personnel de First Tee of Denver mais le personnel des autres chapitres ne peut accéder qu'à ses propres contacts. L'inscription aux cours est également unique à un site particulier, car l'inscription n'est possible que pour les cours d'une région spécifique, tandis que les paiements collectés sont enregistrés au niveau mondial.

Quelles sont certaines des principales fonctionnalités que vous utilisez dans CiviCRM ?
Gestion des événements : Les parents utilisent le portail d'inscription des classes pour rechercher des cours et inscrire un ou plusieurs enfants à plusieurs cours en même temps. Ils doivent d'abord se connecter et une fois connectés, s'ils ont déjà inscrit leurs enfants à des cours précédents, le formulaire d'inscription est automatiquement rempli avec les informations de leurs enfants.
Les parents ont également la possibilité de voir la capacité maximale d'une classe et combien sont actuellement inscrits grâce à un développement personnalisé créé par Cividesk. Nous utilisons CiviEvent pour toutes nos inscriptions à nos cours, puisque chaque cours est créé comme un événement, et également pour gérer les inscriptions à nos collectes de fonds, tournois de golf, déjeuners et autres rassemblements.
Nous utilisons également CiviDiscount pour créer des codes de réduction à utiliser lors de l'inscription.
Envoi d'e-mails de masse : nous utilisons Mosaico (la nouvelle extension de création de modèles pour CiviMail) pour envoyer des newsletters mensuelles et d'autres e-mails en masse, ainsi que CiviMail traditionnel pour envoyer des e-mails sur nos cours de golf et la fonction de rappels d'horaires (e-mails automatisés) pour les rappels d'événements.
Gestion des donateurs : nous avons créé de nouvelles pages de contribution pour solliciter des dons autour d'un événement. Les membres de notre conseil d'administration sollicitent également généralement des dons, et ils peuvent envoyer ce lien à leurs contacts qui ne peuvent pas assister à un événement, mais souhaitent faire un don. Nous utilisons également des activités pour enregistrer les conversations avec les donateurs lors de nos événements de collecte de fonds.

Quels sont les avantages d’utiliser CiviCRM ?
Avoir tout centralisé : inscriptions, dons, listes d’envoi de masse, etc. et avoir tout l’historique en un seul endroit, notamment les événements et contributions passés. C'est formidable de pouvoir suivre les e-mails envoyés. . . surtout quand quelqu'un dit qu'il ne l'a pas reçu. Il ne serait pas possible pour notre organisation d'utiliser CiviCRM pour l'inscription à nos cours sans les personnalisations effectuées par Cividesk, mais nous disposons désormais d'un système d'inscription qui correspond parfaitement à nos besoins.
L'un des avantages de l'intégration de CiviCRM dans Drupal est de permettre aux parents de s'inscrire sur notre site Web et d'accéder aux données stockées dans la base de données CiviCRM. Une fois connectés, les parents peuvent consulter l’historique des cours précédents de leurs enfants et mettre à jour leurs coordonnées telles que l’école, l’âge, l’adresse, etc…

Si vous aviez des conseils à donner à d’autres organisations qui envisagent CiviCRM, que leur diriez-vous ?
CiviCRM est si robuste et propose de nombreuses options qu'il peut être difficile à gérer sans quelqu'un qui sait ce qu'il fait. Dan explique : « Je suis un passionné de technologie, mais CiviCRM a un peu plus de temps d'apprentissage lorsqu'il s'agit d'optimiser le système à son plein potentiel. Je recommande de travailler avec un fournisseur de services pour aider à combler ces lacunes.